事務職を募集しているが、なかなかこれといった人材を採用できない。
どうしたら事務職に適した優秀な人材を見極められるか知りたい。
こういった悩みを抱えている人事担当の方は多いです。
この記事は事務職に適した人材を採用する為の最善の方法を解説しています。
この記事を最後まで読んで、良い事務職人材の採用を成功させましょう！
事務職の有効求人状況
毎月厚生労働省が発表している「有効求人倍率」。
採用の難易度を図る指標として有効ですが、企業や法人からの求人数（有効求人数）をハローワークに登録している求職者数（有効求職者数）で割った数値のことで、１倍を超えると企業が求める求人数に対して応募者数が不足しているということです。
採用競争率が高く、求職者にとって有利な状況であることが分かります。
2022年9月時点での有効求人倍率は1.32倍で人手不足が続いています。
採用は多くの業種でかわらず、売り手市場となっています。
一方、事務職の有効求人倍率は0.41であり、全職種の有効求人倍率と比べ低い数値となっており、ほかの業種と比べ、人手不足の懸念は少ないと言えます。
※データ出所：厚生労働省（職業安定業務統計（※季節調整値、パート除く））
事務職に適している人の特徴
- 仕事を丁寧にミスなくこなす
- 地道な作業が苦にならない
- 臨機応変に柔軟な対応ができる
- 人のサポートや気遣いができる
事務職に限ったことではないですが、特に事務職にはこういった要素が求められます。採用面接の際などに備え、インプットしておきましょう。
事務職に応募する人が希望していること
サポート体制は問題ないか
現場でほかの社員と協力し合いながら仕事を行えるなど、何でもひとりで業務を行わなければ、というプレッシャーを感じることなく働けるかを気にしている人は多いです。
働きやすさ
事務職は1日の大半をオフィスで過ごすことが多いため、人間関係や雰囲気を重視する応募者が多いです。
求人票や面接で「和気あいあいとした職場です」と説明しても、応募者には伝わらないので、より具体的なエピソードを伝えることが大切です。
プライベートな時間が確保できるか
実際に応募者の中には子育てをしながら働きたいと望む人も多く、休日の多さや残業時間の少なさを気にしている人が大半です。
事務職の採用を成功させるコツ
採用基準についての社内基準を決めておく
将来的にリーダとなれるような幹部候補生をのぞむのか…
あるいは経験者や資格保持者を優先して、即戦力を必要とするのか…
経験者でなくとも、パーソナリティを優先し、じっくり育てたいのか…
採用の目的はもちろんのこと、どういった人を優先して採用したいのか
求める人材の経験・スキル・資格など社内ですり合わせをしておくことが肝心です。
自社のアピールポイントを把握する
自社の有給休暇の取得率や離職率、産休や育休の取得状況等、応募者が気になるポイントが他社と比べてどうなのかなど、整理して把握をし採用活動をすることが求められます。
応募者に響く求人票を書く
■ 職種名
何の事務なのかパッと見ただけで分かるようにします。
| No Good | Good |
| ・一般事務 ・営業事務 ・サポート事務 | ・一般事務：書類作成やデータ入力、来客対応など ★土日祝日やすみ！ ・営業担当のサポート事務：見積書の作成と 電話応対、来客応対など ★年間休日数125日！ ・お客様サポート事務：電話応対、電話取次 ★未経験者OK! |
■ 仕事内容
仕事内容は事実を簡潔に記載するのではなく、具体的な内容を記載します
| No Good | Good |
| ・電話応対や書類の作成、データ入力など | 具体的な仕事内容 ・電話応対（１日５～10件ほど） ・書類の作成（見積書や請求書など） ・データ入力：自社システムへのデータ入力 （PCでワードエクセルの基本操作ができる方 であれば問題ないです。） |
■ 求めるスキル
何がどの程度できれば良いのかを具体的に記載することで、求職者が自分のスキルとの合致率を判断しやすくなり、応募しやすくなります。
| No Good | Good |
| ・ PCが使える人 ・タイピングができる人 | ・基本的なPCスキル（Word・Excelの 基本操作ができる方） ・Wordでブラインドタッチができれば尚 OK！ |
■ 休暇
事務希望者は、家庭と仕事の両立を重視している人が多いため、休暇を詳細に明記することは特に重要です。
実際に何日あるのか、取得率はどれくらいなのかを記載することで求職者に働きやすさをイメージしてもらいやすくなります。
| No Good | Good |
| ・土日祝休み ・GW休暇あり ・夏季休暇あり ・年末年始休暇あり ・年次有給休暇・産前産後休暇・育児休暇 | ・年間休日数120日！ ・完全週休2日制（土・日） ・夏季休暇（昨年実績5日） ・年末年始休暇（昨年実績7日） ・年次有給休暇（昨年実績年間平均取得10日） 産休・育休の取得率100％！ |
■ 給与
事務職は給料が低い、というイメージを持っている人が多く、給与欄は多くの求職者が特に注目する項目です。
月給だけではなく、賞与の有無や手当、年収例も記載した方が良いです。
| No Good | Good |
| 月給20万円～ ※経験・能力に応じ優遇します | 月給20万円～ 賞与年2回（昨年実績3か月）プラス交通費（上限2万円） ※経験・能力を配慮して優遇します |
おわりに
事務職の有効求人状況、事務職に適している人の特徴、事務職の採用がうまくいく方法を述べてきました。これらをよくチェック、インプットしたうえで、ハローワークや求人サイト等へ求人を出していきましょう。良い人材が採用できることを 願ってい ます！
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